Gérer son stock sans se tromper dans une petite boutique

Pourquoi suivre son stock ?

Le stock, c'est de l'argent rangé sur des étagères. Si vous ne savez pas ce qu'il y a dedans, vous risquez de racheter ce que vous avez déjà, ou de manquer de ce qui se vend bien.

Suivre son stock permet aussi de repérer les pertes : produits cassés, périmés ou égarés. On les voit seulement quand on compare ce qui devrait être là et ce qui y est vraiment.

Dans une petite boutique, l'argent est souvent limité. Chaque produit qui dort sur une étagère est une somme qui ne travaille pas pour vous. C'est pourquoi on ne cherche pas le plus gros stock, mais le bon stock.

Les trois mouvements à noter

Tout se résume à trois mouvements. Si vous les notez toujours, votre stock restera juste.

Un seul oubli suffit à fausser le chiffre : une vente non notée, un colis reçu mais non enregistré. La règle d'or reste donc de tout noter tout de suite, plutôt que d'attendre une pause pour tout rattraper.

• Les entrées : ce que vous recevez de vos fournisseurs.
• Les sorties : ce que vous vendez, offrez ou jetez.
• Les corrections : les écarts trouvés lors d'un comptage.

Conseil. Notez chaque mouvement le jour même. Reconstituer une semaine de ventes de mémoire est la première source d'erreurs.

Donner un nom et un code à chaque produit

Deux produits proches (un t-shirt bleu taille M et un t-shirt bleu taille L) ne doivent jamais être mélangés. Donnez à chaque variante un nom précis et, si possible, un code court, comme TS-BLEU-M.

Ce détail paraît inutile au début. Il devient précieux quand la boutique compte quelques dizaines de produits.

Si vous vendez des produits en plusieurs tailles ou couleurs, comptez chaque variante à part. C'est souvent la taille M ou la couleur noire qui s'épuise en premier, alors que le total du modèle semble encore correct.

Fixer un seuil d'alerte

Le seuil d'alerte est la quantité en dessous de laquelle il faut recommander. Pour le trouver, demandez-vous : combien j'en vends entre deux livraisons, et combien de temps mon fournisseur met-il à livrer ?

Si vous vendez environ 10 bougies par semaine et que la livraison prend deux semaines, un seuil de 20 est prudent. Ajustez après quelques mois selon ce que vous observez.

Pour les produits qui ont une date limite, comme l'alimentation ou la cosmétique, notez aussi la date de péremption. Placez les plus anciens devant, afin de vendre d'abord ce qui doit partir en premier.

Faire un inventaire régulier

Un inventaire consiste à compter physiquement ce qu'il y a en rayon et en réserve, puis à comparer avec vos chiffres. Une fois par mois pour les produits qui comptent, une fois par an pour tout le reste, est un bon début.

Quand il y a un écart, ne cherchez pas un coupable. Corrigez le chiffre, notez la raison si vous la connaissez, et continuez. Avec le temps, vous repérerez les causes fréquentes.

Profitez de l'inventaire pour ranger et nettoyer. Vous y verrez ce qui est abîmé, ce qui manque de visibilité, et ce qui mérite une place plus en vue. C'est aussi un bon moment pour penser aux soldes.

Papier, tableur ou outil dédié ?

Un cahier ou un tableur fonctionne tant que vous avez peu de produits. Mais dès que les ventes s'accélèrent, les oublis arrivent, et le tableur ne vous prévient pas quand un article est presque épuisé.

StockSûr, sur Yoplia, gère les entrées et les sorties, l'inventaire, les fournisseurs et les seuils d'alerte, avec un tableau de bord clair. Vous pouvez commencer gratuitement et vous rendre compte par vous-même si cela vous convient.

Pour choisir, posez-vous trois questions : combien de produits ai-je, combien de personnes touchent au stock, et à quelle fréquence est-ce que je dépasse mes prévisions ? Plus les réponses grandissent, plus un outil devient utile.

Les erreurs classiques à éviter

La plus courante est de commander « au feeling » sans regarder ce qui s'est vraiment vendu. La deuxième est de garder des produits qui ne se vendent pas depuis des mois : ils prennent de la place et de l'argent.

Enfin, évitez de laisser plusieurs personnes modifier le stock sans règle commune. Décidez qui note quoi, et à quel moment de la journée.

Gardez enfin une liste de vos fournisseurs avec leurs délais de livraison et leurs prix. Quand le stock baisse, vous savez immédiatement qui appeler, combien commander et combien de temps il faudra attendre.