Suivre ses dépenses et ses recettes sans être comptable

Recettes, dépenses, résultat : trois mots à connaître

Les recettes, c'est l'argent qui entre : vos ventes, vos prestations. Les dépenses, c'est l'argent qui sort : achats, loyer, transport, abonnements. Le résultat, c'est la différence entre les deux.

Si vous avez encaissé 2 000 € et dépensé 1 500 € dans le mois, votre résultat est de 500 €. Ce n'est pas tout à fait votre salaire, car certaines charges ou taxes peuvent encore s'ajouter. Mais c'est un premier repère solide.

Le premier bénéfice de ce suivi est psychologique : on arrête de deviner. Savoir précisément ce qui rentre et ce qui sort réduit l'inquiétude, et permet de prendre des décisions calmes, comme embaucher, acheter du matériel ou augmenter ses prix.

Séparer l'argent de l'activité et l'argent personnel

C'est la règle la plus utile. Si possible, utilisez un compte ou au moins une carte réservés à l'activité. Tout devient plus lisible, et votre comptable vous en remerciera.

Si ce n'est pas possible, marquez clairement chaque ligne : « activité » ou « perso ». Ne les mélangez jamais dans un même total.

Certains mois seront meilleurs que d'autres, et c'est normal. Ne vous jugez donc pas sur un seul mois, mais sur plusieurs. Une vue sur trois ou six mois donne une image bien plus juste de l'état de votre activité.

Choisir quelques catégories seulement

Classer, c'est donner un nom à chaque dépense : matériel, transport, publicité, logiciels, repas, loyer. Quatre à dix catégories suffisent pour commencer.

Trop de catégories découragent. Mieux vaut quelques catégories claires, que vous utilisez toujours, que vingt catégories où l'on hésite à chaque saisie.

Gardez les catégories identiques d'un mois à l'autre. Si vous changez de nom en cours de route, vous ne pourrez plus comparer. Si une catégorie ne vous convient pas, changez-la, mais notez la date du changement.

• Achats de marchandises ou de matières premières.
• Loyer, électricité, internet, téléphone.
• Transport et déplacements.
• Publicité et communication.
• Abonnements et logiciels.
• Divers, pour ce qui ne rentre nulle part.

Garder les justificatifs

Un justificatif est la preuve d'une dépense : ticket, facture, reçu. Prenez l'habitude de le photographier tout de suite, avant qu'il ne s'efface ou ne se perde.

Rangez les photos dans un dossier par mois. Au moment de faire vos comptes ou de voir votre comptable, vous gagnerez des heures. La durée de conservation à respecter dépend de votre pays.

Certains justificatifs sont fragiles, comme les tickets imprimés sur papier thermique, qui s'effacent avec le temps. Les photographier le jour même est la seule façon sûre de garder la preuve de ce que vous avez payé.

Conseil. Fixez un rendez-vous hebdomadaire avec vous-même, par exemple le vendredi à 17 h, pour noter les opérations de la semaine. Un petit rituel vaut mieux qu'une grande séance d'une journée.

Un budget, pour ne pas se laisser surprendre

Un budget est simplement une prévision : « ce mois-ci, je pense dépenser 300 € en transport et 100 € en publicité ». En fin de mois, vous comparez avec la réalité.

L'écart n'est pas une faute. C'est une information : peut-être que la publicité coûte plus cher que prévu, ou que vous avez sous-estimé vos déplacements.

Pour fixer un budget réaliste, commencez par regarder ce que vous avez réellement dépensé les trois derniers mois. Partez de ces chiffres, puis ajustez. Un budget trop serré est abandonné au bout d'une semaine.

Un tableur ou un outil dédié ?

Un tableur avec les colonnes date, description, catégorie, montant, recette ou dépense fonctionne très bien au début. Son défaut : il faut tout calculer soi-même et il ne garde pas les photos de justificatifs.

DépensesPlus, sur Yoplia, permet de noter les recettes et les dépenses par catégorie, de joindre des justificatifs en photo, de suivre des budgets et de voir le résultat du mois. Vous pouvez aussi exporter vos données pour votre comptable. Vous pouvez commencer gratuitement.

Que vous choisissiez un tableur ou un outil, l'important est de continuer. Un suivi simple tenu chaque semaine vaut mieux qu'un système parfait que vous abandonnez au bout de deux mois parce qu'il est trop lourd.

Ce qu'un outil ne remplace pas

Un suivi simple vous aide à piloter votre activité au jour le jour. Il ne remplace ni une déclaration officielle, ni les règles comptables et fiscales de votre pays, qui changent d'un endroit à l'autre.

Faites vérifier votre méthode au moins une fois par un comptable. Il vous dira si votre suivi suffit, et quelles pièces vous devez conserver chez vous.

Le jour où vous rencontrerez votre comptable, apportez votre suivi tel qu'il est. Même imparfait, il lui fait gagner du temps, et il vous coûtera donc moins cher qu'un tas de tickets en vrac dans une boîte à chaussures.