Tenir une caisse simple pour son commerce ou son restaurant

À quoi sert une caisse ?

Une caisse remplit trois rôles. Elle encaisse l'argent, elle garde la trace de chaque vente et elle permet de faire le point en fin de journée.

Sans cette trace, impossible de savoir si le tiroir est juste, quel produit se vend le mieux ou à quel moment de la journée vous avez le plus de clients.

Une caisse n'est pas réservée aux grandes enseignes. Un marchand de marché, un petit café ou une boutique d'artisanat gagnent autant à savoir ce qu'ils ont encaissé. C'est surtout une question de régularité, pas de matériel.

Préparer sa liste de produits et de prix

Avant d'encaisser, écrivez la liste de tout ce que vous vendez, avec le prix de chaque article. Dans un restaurant, ce sont les plats, les boissons et les desserts. Dans une boutique, les produits et leurs variantes.

Mettez cette liste à jour dès qu'un prix change. Une caisse avec des prix périmés est la première source d'erreurs et de discussions avec les clients.

Pour un restaurant, pensez aussi aux produits que l'on vend en lot, comme les menus ou les formules. Créez-les comme des articles à part entière, avec leur propre prix, pour éviter de recalculer le total à chaque table.

Le fond de caisse du matin

Le fond de caisse est la somme que vous mettez dans le tiroir à l'ouverture pour pouvoir rendre la monnaie. Comptez-la le matin et notez le montant.

Le soir, vous devriez retrouver ce fond plus les ventes en espèces de la journée. Si ce n'est pas le cas, vous avez un écart à comprendre.

Si vous êtes plusieurs à encaisser, convenez d'une seule règle pour le tiroir : une personne responsable à la fois. Quand tout le monde y touche, il devient presque impossible de comprendre d'où vient un écart.

Conseil. Faites le comptage à deux le jour où vous démarrez. Deux paires d'yeux repèrent plus facilement une erreur de rendu de monnaie.

Encaisser sans se tromper

Pour chaque vente, suivez le même geste : saisir les articles, annoncer le total, recevoir le paiement, rendre la monnaie, remettre un ticket si le client le souhaite. Ne sautez jamais l'étape de saisie, même en cas de rush.

Notez aussi le moyen de paiement : espèces, carte, paiement mobile. Vous en aurez besoin pour vérifier le tiroir et le terminal de carte en fin de journée.

Rendre la monnaie en la comptant à voix haute, en partant du prix pour arriver à la somme donnée, est une vieille astuce qui évite beaucoup d'erreurs. Elle rassure aussi le client, qui voit que vous faites attention.

Le point de fin de journée

Chaque soir, prenez dix minutes pour vérifier que tout est cohérent. Cette routine vaut mieux que de longues recherches à la fin du mois.

Gardez les chiffres de fin de journée dans un cahier ou dans votre outil, au lieu de les jeter. Au bout de quelques semaines, vous verrez quels jours sont les plus calmes et lesquels méritent un renfort en personnel.

• Comptez l'argent du tiroir.
• Retranchez le fond de caisse du matin.
• Comparez avec le total des ventes en espèces.
• Notez l'écart éventuel, même petit, et sa cause si vous la connaissez.
• Rangez la recette et préparez le fond de caisse du lendemain.

Une caisse sur téléphone ou tablette

Pour un petit commerce, une caisse sur téléphone ou tablette suffit largement. Elle garde la liste des produits, calcule le total et conserve l'historique des ventes.

CaissePlus, sur Yoplia, permet d'encaisser, de suivre les ventes du jour, de gérer les produits et de préparer un ticket à envoyer. Le paiement en ligne n'est pas ouvert : l'outil enregistre la vente, mais l'argent se règle comme d'habitude, en espèces, par carte ou autrement. Vous pouvez commencer gratuitement.

Pensez à la sécurité. Videz régulièrement le tiroir quand la somme devient élevée, ne laissez jamais la recette sans surveillance, et déposez l'argent en lieu sûr dès que possible. C'est du bon sens, mais on l'oublie en plein service.

Les règles à vérifier chez vous

Beaucoup de pays imposent des règles sur les tickets, les caisses homologuées ou la conservation des ventes. Elles changent d'un endroit à l'autre.

Avant d'ouvrir, renseignez-vous auprès de l'administration locale ou d'un comptable. Un outil de suivi aide à tenir ses comptes, mais il ne remplace pas ces obligations.

En cas de doute sur une obligation, posez la question avant d'acheter du matériel. Il vaut mieux savoir dès le départ ce qu'on attend de vous, que de devoir tout changer après quelques mois d'activité.